Digitalisering bij het Ministerie van BZK: project Digidoc

Binnen het Ministerie van BZK is de gehele documentenstroom gedigitaliseerd. Dit traject heeft in totaal zeven jaar geduurd. Om medewerkers voor te bereiden op de nieuwe werkwijze, heeft het projectteam destijds een voorlichtingsfilm gemaakt. In elf minuten laten gebruikers zien wat digitalisering betekent voor hun werk. U kunt deze film bekijken.

 Wat betekent digitalisering binnen het Ministerie van BZK?

• Alle BZK brede werkprocessen zijn (her)ontworpen;
• Al onze binnenkomende en uitgaande post wordt gescand;
• Alle documenten worden digitaal geparafeerd (beleidsnotities, Ministerraadadviezen, Kamervragen, burgerbrieven, etc.) en sommigen voorzien van een digitale handtekening;
• Van documenten die een goedkeuringstraject afleggen is precies zichtbaar waar ze liggen, wie er aan heeft gewerkt, wie al een paraaf heeft gezet, wie heeft meegelezen en welke versies er zijn ontstaan;
• Ook documenten en belangrijke e-mails die niet formeel worden gemaakt, zijn inclusief procesinformatie opgenomen in het digitale archief;
• Het complete, BZK breed transparante archief is vanaf elke werkplek digitaal beschikbaar, ook via een mobiele telewerkplek.